Ruajtja e produktivitetit me një fuqi punëtore në distancë

Tre këshilla kryesore për ruajtjen e produktivitetit të ekipit, pavarësisht vendndodhjes së tij

Covid-19 solli mbylljen e zyrave në mbarë botën, ndërkohë që punonjësit u nxitën të punonin nga shtëpia për të ndihmuar në luftën kundër pandemisë dhe për të respektuar rregullat e karantinës.

Bizneset ia dolën për mrekulli në përshtatjen e shpejtë për të mbështetur stafin në këtë mënyrë të re pune. Por tani ekziston një mundësi për ta perfeksionuar më tej performancën tuaj.

Në këtë artikull do të shohim se si mund të garantoni mirëqenien e stafit tuaj duke promovuar zakone të mira të punës në distancë – duke vazhduar ta mbani produktiv biznesin tuaj.

Do të shtjellojmë edhe aspekte të komunikimit dhe të bashkëpunimit, me udhëzime mbi teknologjinë që ju nevojitet për ta mbajtur në xhiro biznesin tuaj.

Mbrojtja e mirëqenies së njerëzve dhe maksimizimi i produktivitetit

Mbështetja e mirëqenies mendore të stafit tuaj duhet të jetë prioritet për këdo. Një studim i kohëve të fundit i kryer nga Universiteti i Oksfordit tregoi se punonjësit e kënaqur janë deri në 13% më produktivë se sa punonjësit e pakënaqur. Një anketim vullnetar i stafit tuaj lidhur me mjedisin e punës në distancë është një mënyrë e mirë për të parë se si ndihen punonjësit tuaj.

Gjëja e parë që humbet shpesh kur njerëzit punojnë në distancë është përqëndrimi, pasi një mjedis i ri mund të ndikojë në rutinat e zakonshme të punës.

Promovoni zakone të mira, si p.sh. çaktivizimi i njoftimeve dhe nxitja e stafit që të planifikojë kontrolle të kutisë së mesazheve hyrëse (maksimumi 2-3 herë në ditë, nëse është e mundur). Një njoftim i vetëm mund të shkaktojë shpërqendrim për deri në 23 minuta.

Ka mjete që mund t’i vijnë në ndihmë punonjësve që të gjejnë kohë për t’u përqendruar mes gjithë takimeve, telefonatave dhe angazhimeve të mundshme familjare:

• Paneli personal “MyAnalytics” i “Outlook” mund t’i ndihmojë punonjësit të kuptojnë se si e përdorin kohën e tyre dhe të gjejnë mënyra planifikimi për të punuar të fokusuar.

• Asistentët dixhitalë mund të thjeshtojnë aktivitetet që kërkojnë shumë kohë. “Calendar.help” është një opsion i shkëlqyer kur mundoheni të gjeni orare të përshtatshme për të gjitha palët për takime, thjesht duke e vënë “Cortana” (asistenten e AI-së të “Microsoft”) në “CC”.

• Softuerë të tjerë si moduli “Findtime” i “Outlook” dhe asistenti inteligjent “Zoom.ai” mund t'i kursejnë kohë punonjësve tuaj.

Mos harroni, jeni duke nxitur një ndryshim po aq kulturor, sa edhe teknologjik. Prandaj bëhuni shembull për të tjerët – shmangni komunikimet pas orarit të punës, krijoni një mjedis fleksibiliteti dhe empatie dhe stafi do të ndjekë hapat tuaj.

1. Përmirësimi i komunikimit

Ndarja e informacioneve dhe garantimi që këto të fundit të kuptohen janë shumë më të vështira për një ekip në distancë.

Hapi i parë është të siguroheni se po flisni të njëjtën gjuhë – rikonfirmoni vizionet dhe synimet e përbashkëta, sigurohuni që të gjithë të dinë rolin që kanë në arritjen e tyre dhe rivendosni linja komunikimi.

• Mjetet për menaxhimin e projekteve, si “Asana”, mund t’i ndihmojnë punonjësit që të vizualizojnë synimet dhe të punojnë me zhdërvjellësi për t’i arritur ato. “Asana” i mundëson stafit ndarjen e skedarëve, menaxhimin e detyrave dhe punë të unifikuar, edhe pse anëtarët e tij gjenden në vendndodhje të ndryshme.

• Mjetet e videokonferencave janë një burim i paçmueshëm kur punonjësit punojnë në distancë. Ato kursejnë shumë kohë dhe ndihmojnë në ruajtjen e marrëdhënieve ndërmjet anëtarëve të ekipit.

• “Microsoft Teams” mund të ndihmojë në menaxhimin e shumë aspekteve intensive të punës, të cilat vijnë si pasojë e punës në distancë, pasi në vend të emaileve mund të preferohen mesazhet e çastit. Videotakimet mund të organizohen lehtësisht me cilindo anëtar të organizatës tuaj dhe të gjitha veçoritë e saj kanë të njëjtin nivel sigurie dhe pajtueshmërie si “Microsoft 365”.

• Përdoreni kohën në mënyrë produktive: për kërkesa të shpejta, telefonojini kolegët dhe klientët në vend që të organizoni një videothirrje 30-minutëshe. Kjo gjë ndihmon në shmangien e lodhjes nga videothirrjet, si dhe rrit produktivitetin dhe mirëqenien e punonjësve.

Mos harroni të planifikoni dhe të nxisni takime joformale me ekipet dhe ndërmjet tyre. Këto jo vetëm që ndihmojë në ruajtjen e marrëdhënieve, por mund të shërbejnë edhe si një “kontroll mirëqenieje”. Disa njerëz do ta kenë më të vështirë këtë periudhë në krahasim me disa të tjerë dhe vetëm duke gjetur pak kohë për t’i kontaktuar dhe për të folur me ta do të mësoni se cilët prej tyre po hasin vështirësi.

2. Mbështetja e bashkëpunimit

Të gjithë e dimë se sa thelbësor është bashkëpunimi për të pasur sukses. Por me fuqinë punëtore tanimë në distancë, është më e rëndësishme se kurrë që ekipet të ndiejnë se mund të punojnë së bashku.

Prandaj, gjeni metoda të reja për të punuar në mënyrën më bashkëpunuese të mundshme:

• Aplikacionet e rishikimit të dokumenteve në kohë reale mund të reduktojnë paqartësitë dhe të përshpejtojnë procesin e miratimit dhe të përshtypjeve.

• Merrni në konsideratë kalimin e biznesit tuaj në re kompjuterike, pasi shërbimet që ajo ofron janë të larmishme dhe ideale për fuqinë punëtore në distancë. Ajo i mundëson punonjësve që të aksesojnë më lehtë aplikacione, emaile, të dhëna e shumë të tjera nga kudo në botë.

• Reja kompjuterike mund të rezultojë e suksesshme edhe në garantimin e sigurisë së informacioneve kritike për biznesin tuaj. Veçori të tilla si “Backup-as-a-Service (BaaS)” (Rezervimi si shërbim) ju mbrojnë nga periudhat jashtë funksionimi, edhe në rast shkeljeje të sigurisë.

Për udhëzime më specifike lidhur me mbrojtjen e biznesit tuaj, shihni artikullin tonë mbi mbrojtjen e biznesit nga rreziku kibernetik dhe i mashtrimeve.

Për mbështetje të personalizuar mbi mjetet e produktivitetit dhe të bashkëpunimit, flisni me një nga konsulentët tanë.