Si të organizoni një event të suksesshëm virtual

Katër hapa kryesorë për të angazhuar komunitetin tuaj të klientëve me një event në internet

Me izolimin dhe distancimin social që me gjasë do të jenë pjesë e jetëve tona për disa kohë, shumë evente të mëdha janë anuluar ose shtyrë.

Por megjithatë, ka një alternativë për anulimin - ju mund të organizoni eventin tuaj në internet!

Një pjesë e madhe e klientëve, furnitorëve dhe stafit tuaj mund të jenë duke punuar në distancë për momentin. Prandaj, nëse keni ndonjë ide ose temë që mund t'iu interesojë, t'i informojë ose t'i argëtojë ata, një event virtual do të ishte një mënyrë e mirë për ta arritur këtë.

Njerëzit po kërkojnë mënyra për të përmirësuar veten e tyre gjatë kësaj periudhe dhe një event virtual ju lejon ta inkurajoni këtë ndjenjë – ndërkohë që kjo është gjithashtu një mënyrë jo e kushtueshme për të rritur nivelin e angazhimit në markën tuaj.

Drejtuesit e bizneseve ndonjëherë i shmangen eventeve virtuale pasi ato mund të duken të ndërlikuara dhe të vështira për t'u realizuar. Por duke përdorur qasjen e duhur ndaj elementeve të ndryshme që e përbëjnë atë, do të jeni në gjendje të krijoni një event angazhues dhe produktiv, e cila do të promovojë biznesin tuaj dhe do të jetë e vlefshme për ata që marrin pjesë në të.

Në këtë postim blogu do të mbulojmë gjithçka nga zgjedhja e platformave të duhura për videokonferenca dhe krijimi i një axhende deri te teknologjitë që duhet të përdorni për t'i mbajtur gjërat sa më ndërvepruese që të jetë e mundur.

1. Zgjedhja e platformës së duhur për videokonferenca

Sapo audienca juaj bëhet virtuale, konsideratat ndryshojnë. Për shembull, madhësia e audiencës nuk do të përcaktohet më nga vendi i organizimit, por nga platformat dixhitale që zgjidhni të përdorni.

Ka disa platforma për videokonferenca (VC) ku mund të organizohet një event virtuale dhe zgjedhjet më të njohura janë:

Secila ka pro-të dhe kundra-t e veta dhe ia vlen që në fillim të shpenzoni kohë për t'i shqyrtuar të gjitha. Gjëra që duhet të kini parasysh:

  • Sa është numri maksimal i njerëzve që mund të bashkohen?

  • A iu nevojitet pjesëmarrëseve një licencë apo vetëm organizatorit?

  • A mund t'i bllokoni apo zhbllokoni zërin pjesëmarrësve?

  • Çfarë mjetesh ndërvepruese ka ajo?

  • Si do të duket struktura për audiencën dhe prezantuesit?

2. Përgatitja për përvojën më të mirë të përdoruesit

Pa një sallë fizike plotë me kolegë dhe klientë që të mblidhen bashkë dhe përditësohen, do t'ju duhet të bëni pak bujë përpara se ngjarja të fillojë; ju duhet një axhendë emocionuese!

Axhenda juaj duhet të japë emocion dhe të intrigojë pjesëmarrësit e mundshëm që në momentin që ata e shohin.

Disa gjëra që duhet të kini parasysh:

  • Bëji të gjitha seancat e prezantuesve të shkurtra – maksimumi 30 minuta.

  • Planifikoni disa ndërprerje dhe përcaktoni qartë se kur pjesëmarrësit duhet të kthehen.

  • Nëse keni shumë përmbajtje, konsideroni ta ndani atë në harkun e 2-3 ditëve.

  • Inkurajoni në mënyrë aktive prezantuesit që të përfshijnë një larmishmëri përmbajtjesh ndërvepruese në prezantimin e tyre, si p.sh. pyetje dhe përgjigje, sondazhe, kuize, bashkësi fjalësh.

  • Zbatoni përgjegjësinë qëndrore që ngjarja të vazhdojë pa probleme.

Kjo mund të jetë gjithashtu një përvojë e re për prezantuesit tuaj, edhe nëse ata janë folës me përvojë. Prandaj, shikoni paraprakisht prezantimet me ta për t'u siguruar që po përdorin tonin e duhur dhe ndihen komodë me përdorimin e mjeteve ndërvepruese përpara events.

Mos harroni, është shumë më e vështirë të ruani vëmendjen e pjesëmarrësve kur janë të ulur përpara një laptopi, prandaj një event virtual nuk mund të bëhet kurrë tepër ndërveprues.

Mjetet si "Slido" dhe "Mentimeter" janë praktike dhe ideale për një konferencë virtuale. Ato ju lejojnë të bëni kuize dhe sondazhe që angazhojnë dhe qetësojnë si prezantuesit, ashtu edhe audiencën tuaj. Ato gjithashtu ju lejojnë të merrni përshtypje nëpërmjet anketimeve gjatë eventit.

Sigurohuni që t'i testoni paraprakisht (me platformën VC që dëshironi) duke krijuar pyetjet e testit dhe duke i provuar ato një herë në rolin e audiencës dhe një herë në rolin e prezantuesit.

3. Marketingu i eventit

Marketingu është i rëndësishëm jo vetëm për të maksimizuar numrin e pjesëmarrësve, por dhe për t'iu rikujtuar njerëzve orarin e eventit.

Filloni duke kontaktuar drejtpërdrejt personat që do të jenë të interesuar të marrin pjesë. Nëse është diçka që do të angazhonte klientët tuaj aktualë, shihni listën tuaj të emaileve dhe dërgoni ftesa dixhitale – duke i personalizuar sa më shumë që të jetë e mundur për të optimizuar angazhimin.

Jashtë grupit tuaj të kontakteve tuaja, mund ta promovoni eventin tuaj nëpërmjet reklamimit. Vendosja e mediave sociale dhe reklamave PPC (paguaj-për-klikim) është një fillim i mirë. Gjithashtu, mund të provoni të dërgoni përmbajtje të sponsorizuara në publikime, të punoni me influencues në industrinë tuaj ose thjesht të listoni eventin në sajte si "Eventbrite".

Pasi të siguroni një pjesëmarrës, sigurohuni të dërgoni një email rikujtues disa ditë përpara events – dhe përfshini çdo lidhje apo fjalëkalim që mund t'iu nevojitet.

4. Organizmi dhe marrja e përshtypjeve

Pjesa më sfiduese është të bashkoni çdo gjë në ditën e eventit.

Përgatitja do të jetë miku juaj më i mirë, prandaj mblidhni të gjitha përmbajtjet të paktën një javë përpara events dhe sigurohuni që:

  • Të keni parë në detaje secilin bllok për t'u siguruar që përmbajtja është e rrjedhshme, pa përsëritje apo kundërshtime.

  • Të keni lënë mjaftueshëm kohë për pyetje-përgjigje, për të ruajtur angazhimin dhe për t'u siguruar që i përcollët mesazhet qartë.

  • Të keni krijuar një skenar për personin që kontrollon përmbajtjen, ku përshkruhet me detaje çdo veprim që duhet të ndodhë.

  • Të keni përgatitur një ekip të dedikuar mbështetjeje të IT-së për prezantuesit dhe pjesëmarrësit.

  • Të keni komunikuar qartë se si pjesëmarrësit mund të kenë qasje te përmbajtja pas përfundimit të eventit.

Së fundi, kushtojini kohë shtesë pyetjeve, në veçanti nëse jeni duke përdorur një nga mjetet ndërvepruese të përmendura më lart. Mund të befasoheni se sa pyetje mund të keni në fund.

Gjithashtu, inkurajoni pjesëmarrësit që të lënë një përshtypje nëpërmjet mjeteve ndërvepruese të eventit ose thjesht me një formular tradicional përshtypjesh në një email vijues. Kjo ju ndihmon të vlerësoni se sa e suksesshme ishte ngjarja, të trajtoni çdo informacion që mund të mos jetë përcjellë dhe të bëni të ditur eventn tuaj virtuale të radhës.

Nëse dëshironi më shumë udhëzime për të organizuar eventn tuaj virtuale, kontaktoni me një nga këshilluesit tanë të biznesit.

Rezervo një telefonatë